Privacy verklaring

Deze privacyverklaring zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering die in het voorjaar van 2019 zal worden gehouden.

1. Definities

1.1 In deze privacyverklaring hebben de navolgende begrippen de volgende betekenis:
App: de door BHC Overbos applicatie voor gebruik op tablets en smartphones.
Beheerder: degene die door het bestuur van BHC Overbos is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App.
Bezoeker: degene die van de Website c.q. de App gebruik maakt en niet over geautoriseerde toegang beschikt.
BHC Overbos: Beverwijkse Hockeyclub Overbos, verantwoordelijk voor de Websites en de bijbehorende Apps, gevestigd te Beverwijk en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40596946.
Gebruiker: iedere gebruiker van de Website c.q. de App. Een Gebruiker kan zijn: Bezoeker, Lid of Vrijwilliger.
Lid: degene die zich via de Website en/of App inschrijft als lid of vrijwilliger. Een Lid heeft een persoonlijk account en logt in met een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord.
Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu, ongeacht het type gegeven.
Privacycommissie: de door het bestuur van BHC Overbos benoemde commissie verantwoordelijk voor handhaving van de op enig moment geldende wetgeving aangaande de verwerking van Persoonsgegevens.
Privacyverklaring: dit door het bestuur van BHC Overbos opgestelde document.
Verwerken: iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.
Vrijwilliger: degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang.
Website: de door BHC Overbos ingezette communicatiemiddelen zoals de websites https://bhcoverbos.nl en https://team.lisa-is.nl/?u=bhcoverbos.nl. en sociale netwerken waarop BHC Overbos een profiel heeft (Facebook etc.).

2. Algemeen

2.1 BHC Overbos is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
2.2 Door de Website en/of App van BHC Overbos te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Lid of Vrijwilliger, gaat een Gebruiker akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.
2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid of Vrijwilliger en dit te melden aan BHC Overbos.

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van BHC Overbos uit:
a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene;
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.
3.3 Iedere Beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging.
3.5 Een Lid of Vrijwilliger kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij BHC Overbos en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (zoals
telefoonnummer en e-mailadres).
3.6 BHC Overbos verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan BHC Overbos in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie
en/of de inschrijving als Lid of Vrijwilliger. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt BHC Overbos de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer en e- mailadres);
c) Om zich in te schrijven als Lid of Vrijwilliger via de Website en/of App en hierbij door BHC Overbos ondersteund te worden, dient een Lid c.q. Vrijwilliger verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken. Een Lid dient tevens verplicht diens financiële gegevens, waaronder bankrekeningnummer, te verstrekken.
3.7 De verstrekte Persoonsgegevens worden door BHC Overbos uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.
3.8 BHC Overbos kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van BHC Overbos die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen met de Privacycommissie.

4. Beeldrecht

4.1 Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij/van BHC Overbos kunnen foto's genomen worden van acties en sfeerbeelden waarop leden van BHC Overbos, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App van BHC Overbos verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. BHC Overbos heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.
4.2 Portretten van Leden en Vrijwilligers kunnen worden opgenomen op Website en/of App ten behoeve van teamidentificatie.
4.3 Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij/van BHC Overbos kunnen foto’s en video’s gemaakt worden ter ondersteuning van training en coaching. Deze beelden zullen alleen beschikbaar zijn voor Leden en Vrijwilligers. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. BHC Overbos heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van beelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto of video is geposeerd.

5. Melding

Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het bestuur van BHC Overbos conform de wettelijke bepalingen binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen tevens de betrokkenen worden geïnformeerd.

6. Doorgifte aan derden

6.1 BHC Overbos heeft voor de in deze Privacyverklaring genoemde verwerkingsdoeleinden bewerkers ingeschakeld, met wie BHC Overbos een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
6.2 BHC Overbos zal de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bijvoorbeeld sponsoren) delen, tenzij: a) Door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven; b) Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van BHC Overbos in het belang van haar Gebruikers is.

7. Cookies (algemeen)

7.1 BHC Overbos maakt op de Website en in de App gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer, tablet of mobiele telefoon opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. We gebruiken cookies om u een optimale service te bieden bij het bezoeken van onze Website en App, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kunt blijven of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden.
7.2 Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet. U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen.
7.3 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer of niet meer optimaal indien een computer, tablet of mobiele telefoon geen cookies kan gebruiken.

8. Google Analytics

8.1 BHC Overbos maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken. Hiervoor heeft BHC Overbos met Google een bewerkersovereenkomst afgesloten.
8.2 Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor BHC Overbos en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. BHC Overbos is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.
8.3 BHC Overbos heeft Google Analytics conform de door de Autoriteit Persoonsgegevens verstrekte instructie privacyvriendelijk ingesteld. Dit houdt in dat het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd, er geen gegevens worden gedeeld en er geen gebruik wordt gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

9. Sociale netwerken

9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook, Inc., Twitter van Twitter, Inc. en YouTube van YouTube LLC ("sociale netwerken”). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. BHC Overbos heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die van tijd tot tijd kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. BHC Overbos is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

10. Links naar en cookies op websites van derden

10.1 Op de Website en in de App zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. BHC Overbos is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11. Inzage en correctie

11.1 De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. Hiertoe kan men een verzoek doen aan BHC Overbos via [email protected]. Leden en Vrijwilligers kunnen een deel van hun eigen Persoonsgegevens inzien en aanpassen via zijn of haar persoonlijke account. Leden en Vrijwilligers bepalen zelf of een portretfoto aan het persoonlijke account wordt toegevoegd.

12. Bewaartermijn

12.1 BHC Overbos bewaart Bezoekgegevens en persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij BHC Overbos op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:
  • De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar, gerekend vanaf einde lidmaatschap;
  • De bewaartermijn voor gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;
  • Indien noodzakelijk ten behoeve van statistische of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort; hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.
13. Beveiliging

13.1 BHC Overbos heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder
  • opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups;
  • toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk account door een uniek lidnummer en wachtwoord;
  • het laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring door iedere Beheerder waarin is vastgelegd hoe met Persoonsgegevens dient te worden omgegaan.
Ondanks dat BHC Overbos alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

14. Wijzigingen

14.1 BHC Overbos behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Op de Website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring gepubliceerd zijn. Gebruikers worden aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Voortdurend gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van BHC Overbos. Bij belangrijke wijzigingen zal BHC Overbos er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

15. Contact

15.1 Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of andere aspecten van onze dienstverlening, kan contact worden opgenomen met de Privacycommissie van BHC Overbos via [email protected].